Die Buchhaltung nimmt in vielen Unternehmen zu viel Zeit ein. Jede Rechnung muss mehrfach angefasst, bearbeitet, kontrolliert und archiviert werden. Jeder dieser Prozesse kostet ein Unternehmen wertvolle Zeit die produktiv genutzt werden könnte. Dabei ist Rechnungsbearbeitung mittlerweile mit Software möglich. Mit invoice Management wird die Rechnungsbearbeitung so einfach und effektiv wie nie zuvor.

• Rechnungsprüfung
• Kontrolle
• Bestellbezug Prüfung
• Abgleich mit Kontobewegungen

Das sind alles Arbeitsschritte innerhalb der Rechnungsprüfung die Automatisiert ablaufen können, wenn die richtige Software genutzt wird.

Automatismen reagieren schnell

In einem SAP System kann die Software eingebunden werden. die bearbeitung erfolgt einfach und schnell. Jede Rechnung wird mit Hilfe der Software elektronisch erfasst, mit einem Scanner werden die Rechnungen eingescant und über eine Erkennungssoftware ausgelesen. Wenn das System korrekt gepflegt wird Erfolgt anschließend eine Zuordnung zum Kunden oder Lieferanten, ein Abgleich mit beim Lieferanten erfolgten Bestellungen wird gemacht. Sollten die Daten nicht übereinstimmen kann hier sofort durch die Software interveniert werden, der zuständige Sachbearbeiter bekommt eine Nachricht, dass die Rechnung geprüft werden muss. Über eine Eskalationslogik kann bei einer Nichtbearbeitung der Rechnung, z.B. wenn der entsprechende Mitarbeiter mehrere Tage Krank ist, ein Alarm ausgelöst werden, die Bearbeitung der Rechnung wird einem anderen Mitarbeiter zu geschlüsselt. Ist niemand dazu ermächtig kann immerhin der jeweilige Lieferant informiert werden, dass es bei der Rechnungsprüfung zu Auffälligkeiten gekommen ist die erst noch bearbeitet werden müssen. So werden Mahnungen umgangen.  Die Software übernimmt weitere Aufgaben bei der Rechnungsbearbeitung, so dass am Ende eine nahezu komplett fertige Buchhaltung heraus kommt.